요즘 모든 회사의 연락은 거의 대부분 이메일로 이루어 집니다.
선용품 회사 만들기 13단계 – 이메일과 컴퓨터 정리에선 이메일의 사용법과 컴퓨터를 효과적으로 정리하는 것에 대해 이야기해 봅니다.
1. 이 메일
아마 팩스는 조만간 사라질 겁니다.
지금은 기억도 못하는 텔렉스와 삐삐 시티폰, 전보 같이 없어질 겁니다.
팩스가 사라지는데 이메일이 아마 많은 역할을 할 것 같습니다.
팩스가 할 수 있는 모든 일을 이메일은 다 할 수 있고, 무엇보다 이메일은 공짜 이기 때문일 겁니다.
더구나 이메일은 팩스가 못하는 동영상이나 노래도 보낼 수 있으니까요.
팩스가 아무나 사용 가능한 기기였다면, 이 메일은 한 사람당 한 개의 주소를 가지고 있어서 마치 주민등록 번호나 핸드폰 번호 같이 사용 됩니다.
이제는 아이디를 정하는 대신 이메일 주소를 사용 하는 곳도 있습니다. 구글이 대표적입니다.
이렇게 필수가 된 이메일을 우리는 어떻게 잘 이용할 수 있을까요?
제가 보기에 제일 먼저 할 일은 회사의 이메일을 정하는 것 입니다.
이 말은 사장님과 회사를 분리하라는 것이기도 합니다. 마치 공과 사를 구별하는 것처럼.
1-1 개인 이 메일과 회사 이 메일을 분리하기
개인회사 사장님은 회사 업무를 사용하는 이메일로 회사 업무도 받지만 개인적인 일도 회사 이메일로 받기 일수 입니다.
혼자서 일하니 이게 아무런 불편도 없고 오히려 여러 개 복잡하지 않아 좋습니다.
하지만 이것이 회사가 늘어나면서 직원이 생기면서 문제가 생깁니다.
회사일로 온 내용이니 당연히 직원이 봐야 할 것도 많습니다.
하지만 이 이메일 안에는 개인적인 내용도 같이 있으니 직원에게 다 보여줄 수도 없습니다.
아침마대 일일이 직원이 봐야 할 이메일을 직원에게 보내고 있는데 까먹고 안 보내거나 하는 경우가 생깁니다.
심지어 직원 개인 이메일에 들어온 회사 이메일도 있어 거꾸로 사장님에게 보내 오기도 합니다.
직원이 하나 둘 더 늘어난다면 이 혼란은 걷잡을 수 없이 커집니다.
그러니 우선 회사의 이메일과 개인 이메일을 분리하는 게 제일 처음 할 일입니다.
만일 직원이 한 사람이라도 들어왔다면 즉시 분리 하실 필요가 있습니다.
직원이 늘었다는 건 일이 많아 졌다는 것이고 앞으로도 일은 더 늘어날 것이라는 말입니다.
빨리 분리해야 지금이라도 정리 할 것이 줄어들고 수정할 서류도 줄어듭니다.
이 메일 변경이나 수정은 생각보다 일이 많습니다. 이전 사무실 전화나 팩스 번호 변경 할 때 만큼 일이 많습니다.
모든 서류 머리부분 수정해야 하고, 명함 새로 파야 하고, 특히 판매처에 다 통보해야 하고 모든 관공서 등이나 홈페이지들의 로그인 정보를 수정해야 합니다.
하루가 늦어지면 그만큼 수정할 곳이 늘어나고 수정하기 힘들어 진다는 것 입니다.
1-2. 회사 이메일 만들 때 주의 할 점.
| “회사만들기 9단계 – 회사이름 만들기” 에서 설명한 대로 도메인을 만들었다면 이내용은 넘어 가셔도 됩니다. |
대충 급하게 이메일을 만드신 분들의 특징을 말해 볼까요??
이분들의 특징은 …
갑자기 만들려니 공짜를 찾게 됩니다.
네이버나 다음에서 공짜 이메일을 준다고 하니 얼른 가입해서 만듭니다.
급하게 만들다 보니 준비한 이름도 없습니다. 대충 좋은 말이나 회사이름으로 가입 신청합니다.
신청해 보니 엄청나게 중복되는 이름이 많은걸 알게 됩니다.
생각하기 귀찮으니까 “회사이름+숫자” 나 “좋은 단어+숫자”로 대충 만듭니다.
그래도 비슷한 게 많이 나옵니다. 그럼 숫자를 1부터 차례대로 하나씩 올려 없는 숫자 나오면 당첨입니다.
자. 그렇게 만든 이메일의 결과는 어떻게 될까요??
잘 아시다시피 영어의 “i 와 O” 는 숫자 “1 과 O” 하고 헛갈립니다.
이걸 무심코 사용하면, 결과는 다른 사람에게 이메일이나 명함 줄 때 바로 드러납니다.
지금은 세금계산서 발급하려면 이메일이 필수 사항입니다.
그래서 거래처에 사업자 등록증 보내면서 이메일 적어 보내는데..
세금계산서가 안 들어 옵니다.
이유를 물어보니 영어와 숫자가 헛갈린 거라고 합니다.
그래서 사업자 등록증 보내면서 “요건 숫자입니다” 라고 적어 보내게 됩니다.
이런 사업자 등록증 많이 보입니다. 비슷한 사람이 많다는 거지요.
심지어 명함 주고 받으면서도 그렇게 설명합니다.
회사 이메일을 만들면서 가능한 숫자 쓰지 마세요, 꼭 써야 한다면 1과 0은 피하세요.
아니 그런 이상한 이메일 쓰지 말고 새로 깔끔한 이메일 하나 장만해서 지금이라도 바꾸세요.
하루라도 빨리 바꾸는 게 최고입니다.
1-3. 유료 이메일
가능한 회사 메일은 유료 서비스를 이용하세요.
네이버등 유명 포탈에도 다른 모든 곳에도 유료가 있습니다.
“회사만들기 9단계 – 회사이름 만들기” 에서 설명한 대로 도메인을 만들었다면
도메인 회사 ( 호스팅 회사도 마찬가지 까페24, 크몽, 닷홈, 후이즈…)에서 이메일을 만들게 해 줍니다.
이곳이 아니더라도 유료 이메일은 검색하면 많이 나옵니다.
특히 회사 이메일은 이중에 하나를 골라서 유료로 사용하는 게 좋습니다.
생각보다 금액이 훨씬 저렴하고 통닭 한 마리 값이면 몇 년간 사용 됩니다. 아까우면 중간 취소도 되고.
참고로 저는 도메인 등록한 후이즈 메일을 사용합니다.
네이버 이메일을 한번 볼까요??
네이버 이메일을 사용하고 계시다면 무료는 5G 용량입니다. 80GB로 16배 키워도 월 1650원이면 됩니다.
유료로 전환하는 것이 크게 부담이 안될 것 같습니다.
회사 이메일이 없어지면 어떻게 되는지는 잘 아실 겁니다. 정말 힘들어집니다.
이렇게 유료를 사용하라고 하는 이유는 “소금 먹은 놈이 물 먹는다” 말처럼 돈 값을 하기 때문입니다.
무료 이메일 서비스는 회사 사정으로 이메일이 날라가도 책임 지지 않습니다.
또 회사 사정으로 자료 날려야 할 경우가 생기면 당연히 무료부터 없앱니다. 그리고 유료는 끝까지 남기 마련입니다.
어느 회사이든 유료는 보통 자동 백업을 몇 중으로 해 놓았습니다. 거의 자료가 날아가는 경우는 없습니다.
그리고 무료는 대부분 보존 기간이 짧습니다. 무료 이 메일을 오래 보관해 주는 곳은 거의 없습니다.
개인 이 메일이야 없어져도 어려운 경우가 잘 없지만, 회사 이 메일은 몇 년 전 것도 찾아야 하는 경우가 생깁니다.
따로 보관 하지 않았다면 낭패이고 후회하게 되는 경우가 생깁니다. 피자 한판 값을 아끼려다가 후회하게 된다는 겁니다.그래서 유료 이메일을 쓰시라고 하는 겁니다
유료 이메일을 쓰고 꼭 정기적으로 백업을 해 놓으셔야 합니다.
1-4. 마이크로 소프트 아웃룩의 사용
회사의 이메일의 이름을 예쁜 것으로 고치고 유료 이메일도 정했나요??
고치지 않고 이전처럼 그대로 계속 사용하기로 하셨더라도 사실 크게 문제가 되진 않습니다. 강요하는 건 아닙니다.
하지만 한 명이라도 직원을 늘려야 한다면, 지금부터 이야기하는 것은 꼭 하실 필요가 있습니다.
회사의 이메일을 직원과 같이 사용하려면 마이크로 소프트( MicroSoft =MS) 오피스(Office) 의 하나인 아웃룩(Outlook) 을 이용해서 회사 메일을 관리하는걸 추천합니다.
| 마이크로 소프트 아웃룩이란?? 요즘 컴퓨터 사면 100% 윈도우 10이 깔려 나옵니다. 그리고 컴퓨터 잘 모르는 사람도 엑셀은 들어 보았을 겁니다. 그리고 한글 (아래아 한글) 도 아실 겁니다. 엑셀로는 거래명세서, 견적서 등을 많이 하고 한글로는 문서 작업을 합니다. 한글은 마이크로 소프트에서 만든 마이크로 소프트 중의 하나인 윈워드 라는 프로그램을 한국식으로 개량한 것입니다. (한국 사람이 모방하여 만들면 원본을 뛰어 넘는 건 잘 아시죠? 윈워드 보다 한글이 한 다섯 배는 좋습니다. 윈워드 한글 문서는 거의 100% 호환 됩니다. ) 마이크로 소프트에선 요렇게 회사 사용 프로그램을 몇 개 모아서 패키지로 묶어서 마이크로 소프트 오피스 (혹은 MS 오피스) 라고 하여 상품을 팝니다. 이 안에는 많은 게 있는데… 만일 가지고 계신 오피스가 다 있는 풀 버전의 오피스라면 엑셀과 윈워드 도 있고, 이 메일 사용 전문 아웃룩과 학생들이나 회사 보고서 만드는 파워포인트도 있고, 나중에 3편에서 소개할 사무용 프로그램 만들기 엑세스도 있습니다. 하지만 컴퓨터 살 때 따로 말하지 않았다면 보통 엑셀만 있는 간편한 게 깔려 있는 경우가 더 많습니다. (아웃룩도 엑세스도 없는 경우가 있습니다) 내 컴퓨터에 MS 오피스가 무엇이 깔려 있는지를 확인하는 방법은… 자기 컴퓨터 왼쪽 제일 밑의 사각형 네개 (요거 마이크로 소프트 로고) 누르면 내 컴퓨터 뭐가 설치되어 있는지 보입니다. 만일 아웃룩도 엑세스도 없다면 직접 구매하여 까는 방법도 있고 (정품 비쌉니다) 아마 대부분 컴퓨터 고장 나면 연락하는 분들이 있을 겁니다. 이분들에게 말하시면 깔아 줍니다. 나중에 프로그램 만들 때도 필요하니 풀 버전으로 준비하는 게 좋습니다. 마이크로 소프트 오피스의 사용해야 하는 이유 (아웃룩) 제가 빌케이츠의 마이크로 소프트를 좋아하는 건 아닙니다. 하지만 지금 모든 컴퓨터가 윈도우를 쓰고 있는 이상 마이크로 소프트 (MS) 를 벗어날 수는 없습니다. 결국 엑셀도 MS 제품이고 아래아 한글도 MS 윈워드에서 개량한 것입니다. 이메일을 보내는 것도 전세계 모든 홈페이지들도 다 MS 제품으로 사용하고 있느니 모든 서류는 가능한 MS제품을 사용하는 게 맞다 봅니다. 왜냐하면 상대방 회사도 MS제품을 사용하니 서로 문서를 깨짐 없이 주고 받는 호환성이 좋아서 입니다. MS 아웃룩으로 이메일을 주고 받으면 선진국이나 후진국 모두에서 문제가 최소가 되는 거 같습니다. 그래서 MS 오피스 아웃룩을 사용하시라고 하고 설명도 이것에 맞춰 진행합니다. 물론 아웃룩보다 더 좋은 기능을 가진 것도 있습니다. 하지만 비싸고 다른 나라에서 호환이 안되고 깨질 가능성이 많아서 저는 권하지 않습니다. 이해해 주세요 자 이제부터 여러분의 컴퓨터에 마이크로 소프트 아웃룩이 있다고 가정하고 이야기 합니다. |
만일 지금 사용하시고 있는 이메일이 네이버에서 서비스 하는 이메일이라고 가정해 봅니다.
그리고 회사 대표 이메일 이름을 하나 정했다고 가정합니다.
그리고 지금 사용하시고 계시는 컴퓨터에 마이크로소프트 오피스의 아웃룩이 깔려 있다고 가정합니다.
그렇다면 회사 이메일을 들어온걸 보려면 네이버 들어가 로그인하고 이메일을 열었을 겁니다.
그리고 직원도 이메일 보려면 네이버 들어가 이메일을 봐야 합니다.
둘 다 같은 아이디로 로그인 해야 합니다.
이렇게 둘이 동시에 열면, 당장 이메일이 오던 사장님 전화가 오던 문자가 오던지 합니다.
다른 컴퓨터에서 이메일을 열었는데 잘못된 것이 아니냐고. 심지어 로그인 다시 해라, 비번 바꿔라 난리가 납니다.
그게 짜증나서 네이버 이메일은 사장님이 혼자 들어가고, 직원에게 일일이 이메일 전송을 해줍니다. 귀찮지요.
그것도 하루 이틀이지 매일 하려니 짜증납니다. 직원 하나 늘면 2배로 그래야 합니다.
이럴 때 사용하는 게 아웃룩을 이용하는 겁니다.
모든 이메일 서비스 하는 곳에 가면, 들어온 이메일을 자동으로 다른 곳으로 보낼 수 있는 기능이 있습니다.
물론 네이버도 있고 후이즈도 있고 모든 이메일은 다 있습니다. 여러곳으로 보낼 수도 있습니다.
네이버에 이메일이 새로 들어오면 자동으로 사장님 아웃룩으로 보내고 또 직원 아웃룩으로 전송하게 설정하면 됩니다.
그러면 네이버 이메일에 원본이 있고 사장님 아웃룩에 사본이 생기고 직원에게도 사본이 생겨서 자동으로 3부가 생깁니다.
이 말은 사장님이 들어온 이메일을 실수로 삭제해도 2개의 원본이 있다는 말이 됩니다.
만일 사장님이 네이버 이메일 비번을 직원에게 알려주지 않으면 직원은 원본을 삭제 할 수도 없습니다.
사장님도 직원도 들어온 회사 이메일을 맘대로 가공해도 문제가 없다는 말 입니다.
그리고 더불어 사장님은 필요하면 한밤중에 베트남 호텔방안에서도 회사 이메일을 열어 볼 수가 있다는 말 입니다.
그래서 유료로 예쁜 이름의 회사 이메일을 만들고,
회사의 모든 컴퓨터에 MS 오피스 아웃룩을 설치해서 사본 받아 사용하라는 것 입니다.
자 이제 회사 이메일의 분실이나 직원과 공동 사용이 편해졌습니다.
남은 건 회사 이메일의 보관과 관리의 방법만 하시면 됩니다.
2. 서버 컴퓨터 정리
2-1. 서버 컴퓨터를 정하고 모든 문서는 여기 남게 한다.
이렇게 들어온 회사 이메일의 보관과 배분이 끝이 났습니다.
하지만 나가는 이메일의 처리가 남았습니다.
들어온 이메일의 내용에 따라 견적서를 만들거나 납품을 하거나 하고 나서 그 결과를 이메일로 발송하게 됩니다.
그리고 이 모든 일의 결과는 사장님도 알아야 하지만 직원도 당연히 알아야 합니다.
그래서 서버 컴퓨터라는 방식이 필요해 집니다.
즉 회사와 관련된 모든 이메일의 답변도 견적서,거래명세서 같은 모든 서류도, 핸드폰에 찍은 사진도 동영상이라도 회사와 관련된 모든 것들은 한곳에 잘 분류되고 정리되어 모여 있어야 합니다.
그래야 사장님도 직원도 아무 때나 서류를 찾아보고 처리를 할 수가 있게 해야 합니다.
추가 참조 사족 잔소리. 이렇게 폴더를 나누는 이유… 제가 배를 탔을 때 와 회사 봉급쟁이 처음 할 때 내 위의 고참한테 제일 처음 들은 말이 있습니다. ( 당시는 폭력이 난무하던 시대. 신나게 죽어라 맞고 터지면서 배웠습니다. ) 잘 정리된 서류는 정보이고 자료이지만 구분 안된 서류는 쓰레기 이다. 이 말은 지금 들어도 정말 맞는 말입니다. 가정도 물론이지만 회사에선 헌법입니다. 어느 회사에 가던지 벽장에 업체별로 구별된 파일들과 책들 항목별 분류된 경리서류 등을 봅니다. 저 서류가 아무런 구별과 제목 없이 다 쌓여 있다고 생각해 보세요. 자료 하나 찾을 때마다 정말 미칠 겁니다. 그렇게 해 두는 회사는 없습니다. 그럼 서류는 이렇게 잘 정리하면서 왜 컴퓨터는 정리를 하지 않을까요? 요즘은 모든 문서와 연락을 컴퓨터로 하면서 말입니다. 물론 컴퓨터는 검색기능이 잘되어 있어서 실재 서류 보다는 찾기가 많이 수월한 편입니다. 하지만 담당자 없을 때 남의 컴퓨터 들어가서 자료 찾아 보세요. 아. 이게 문제구나 하고 누구나 느낄 수 있습니다. 이런 엉망 진창 회사들은 방문해서 컴퓨터 처음 화면만 봐도 한 눈에 알 수 있습니다. 바탕화면 폴더가 수십 수백 개 떠 올라 있습니다. 자기가 쓰고 있는 모든 파일을 다 바탕화면에 올려 놓았습니다. 이게 뭡니까 !!! 이건 컴퓨터를 비싼 쓰레기통으로 만든 겁니다. 예쁘게 정리 합시다. 자료 창고나 파일 서류함으로 만듭시다. |
이렇게 모든 서류나 자료가 모이는 컴퓨터를 “서버 컴퓨터”라고 부릅니다.
즉 컴퓨터 하나 새로 장만해야 한다는 말입니다.
애구.. 또 돈 나가게 생겼네요.
절약하는 방법을 찾아 볼까요??
직원이 들어오면 싫든 좋든 컴퓨터 하나를 더 장만합니다.
그럼 사장님 컴퓨터와 직원 컴퓨터 2대가 생겼습니다.
모든 컴퓨터는 내부를 칸막이 쳐서 분리를 할 수가 있습니다.
즉 C: D: E: 처럼 분리를 해서 새로 컴퓨터가 생긴 것처럼 나누어 사용 할 수 있습니다. 마치 집안에 칸막이를 쳐서 안방 건너방, 거실,주방 나누는 것처럼.
(이걸 “폴더 나누기” 혹은 “섹터 나누기” 라고 합니다)
C: 로 나눈 곳은 컴퓨터를 움직이는 가장 기본 공간이니 우리가 맘대로 못합니다. (컴퓨터 모르면 C:는 들어가지 마세요)
하지만 D; E: 로 나눈 곳은 완전히 별개의 컴퓨터처럼 사용이 가능합니다.
그렇다면 이제 사장님은 D:를 사용하고 E:는 서버로 사용이 가능해 진다는 말도 됩니다.
물론 새로 컴퓨터 한대 더 장만해서 서버 컴퓨터로 사용하면 제일 좋지만,
돈 절약하려면 사장님 컴퓨터를 “사장님 컴퓨터” + “회사용 서버 컴퓨터”로 사용 할 수 있다는 말 입니다.
컴퓨터가 몸의 일부인 젊은 사람에겐
“사장님 컴퓨터 폴더 하나 만들어 네트워크 연결해 서버로 쓴다” 라는 말을 이렇게 길게 설명했습니다.
잘 아시는 분들은 양해해 주세요. 자 서버 컴퓨터도 정했으니 이제 사무실 서버를 잘 정리하는 일이 남았습니다.
2-2. 서버 컴퓨터 폴더 나누기 요령
편지가 가려면 주소가 있어야 하고 전화 걸려면 전화 번호가 있어야 하듯이
네트워그 작업을 하려면 사장님 컴퓨터와 직원 컴퓨터 이름을 먼저 정해야 합니다.
여기서 네트워크라는 말이 등장 합니다.
이미 사장님 컴퓨터도 직원 컴퓨터도 인터넷은 연결 했을 겁니다. 요새는 필수 이니까요.
또 사장님도 직원도 같은 프린터로 출력을 합니다.
이 말은 사장님 컴퓨터와 직원 컴퓨터, 프린터는 이미 네트워크 연결이 되어 있다는 말 입니다. 그리고 그 설치는 컴퓨터 사와서 인터넷 연결할 때 이미 네트워크 연결은 된 겁니다.
또 그 말은 직원 컴퓨터에서 사장님 컴퓨터 서버 폴더인 E: 로 들어 갈 수 있다는 말 입니다.
만일 들어갈 수 없다면 사장님 컴퓨터에서 들어오지 못하게 명령을 해 놓았기 때문입니다.
해결 방법은 당연히 컴퓨터 검색하면 나옵니다. “네트워크 설정방법?” 이라고 치면 동영상부터 글까지 줄줄이 나옵니다.
너무 어려워서 검색으로 해결을 못한다면….
쩝. 사무실 컴퓨터 수리해 주시는 분의 도움을 받으세요.
보통 사장님 컴퓨터를 “SERVER (서버) ”하고 직원 컴퓨터는 “WORKPC (워크피씨)”라고 많이 합니다.
직원이 여럿이면 WORK2, WORK3 같이 번호를 먹이기도 합니다. 아무렇게나 원하시는 대로 이름 주세요.
이렇게 주 컴퓨터 (서버 컴퓨터, 사장님 컴퓨터)가 정해지면 주 컴퓨터 내부에 하나의 공간을 더 만듭니다.
C: 는 프로그램이고 D: 는 사장님 용도이니 여기에 E:라는 공간을 하나 더 만듭니다.
이제 요 새로 생긴 E: 에다가 사무실의 중요 서류를 다 때려 넣어 보관을 하는 겁니다.
그리고 지금 하나 더 생긴 직원 컴퓨터에도 E: 섹터를 만들어 줍니다.
그럼 지금 사무실에는 E: 라는 폴더가 2개 생겼습니다.
자 이제 회사 서류 공간인 서버 즉 사장님 컴퓨터 E: 폴더의 폴더를 만들어 구획을 나누어 줍니다.
서버 폴더에 새로운 폴더를 만드는 법은 잘 아시리라 생각됩니다.
혹시 모른다면, 폴더 들어가서 빈곳에 마우스 놓고 오른쪽 클릭 새폴더에 마우스 왼쪽 클릭 하면 됩니다.
저는 E: 안에
1.국내 거래처 / 2.외국 거래처 / 3.구매처 / 4.관공서 / 5.기타 로 나누고
각각 거래처 이름을 적고
다시 각 거래처 마다 오다 번호 별로 폴더를 만들고
각 오다 번호마다 이메일과 팩스 폴더를 둡니다.
요건 저의 방식입니다
구별의 방법은 회사마다 저마다 특성에 따라 사장님이 정하면 됩니다.
이제는 어떤 서류도 찾을 수 있습니다. 보내거나 받은 이메일도 견적서도 사진도..모두 이 안에 다 있습니다.
이렇게 E: 폴더 안에 모든 방들이 다 정해지면 이제부터 사장님 잔소리만 남았습니다.
이메일이 들어오던 나가던, 견적서를 만들던 동영상을 찍던 모두 이 구별 따라서 제자리에 저장하도록 강제 하는 겁니다.
다른 건 용서를 해도 자료를 넣지 않거나 다른 곳에 집어 넣으면 엄청 화를 내면 됩니다.
이렇게 잘 정리가 된다면 당신의 회사는 100%완벽한 정리된 깨끗하고 깔끔한 회사가 되는 겁니다.
이렇게 된다면 아무리 직원이 많이 늘어도 OK 이고
새로 직원이 들어와도 있던 직원이 나가도 회사의 운영에는 아무런 지장이 없어 집니다.
즉 밤중에 직원 집에 전화 걸지 않아도 되고 휴가간 직원이나 그만둔 직원 찾지 않아도 된다는 말입니다.
자 이제 남은 건 자료의 보관 입니다.
2-3. 자료보관. (백업)
이제 할 일은 사장님 주 컴퓨터 E: 자료가 퇴근 할 때 자동으로 복사 저장이 되도록 자동 프로그램을 설치 하면 됩니다.
(요걸 백업 이라고 합니다. )
백업을 하는 방법은 배워서 직접 하실 수 있습니다. “백업 프로그램” 검색하면 많이 나옵니다.
모르겠으면… 또 회사 컴퓨터 수리하시는 분의 도움을 받으세요.
자 어디에 어떻게 백업을 하나요??
그건 사장님 컴퓨터는 D: E: 2가지가 섹터가 있습니다.
사장님 공간 D:안에 “백업” 이라는 폴더를 만들어 서버 E:의 자료를 다 보내면 됩니다.
저는 사장님 D: 안에 “개인용” 과 “서버용” 도 만들었고 “이메일” 이라고 폴더를 만들어서 원본 이메일도 정기적으로 여기에 받습니다. 어떻게 폴더를 만드는 건 각자의 회사 취향에 따라 나누세요.
이제 1차 백업이 만들어 졌습니다.
문제가 있지요?? 사장님 컴퓨터 박살나면 백업도 같이 날아가 버립니다.
직원의 컴퓨터 폴더 나누면서 E: 폴더 만들었지요??
여기다 서비 E: 내용을 자동 백업이 되게 만들면 됩니다. 즉 서버 E: 내용은 사장님 컴퓨터 D: 와 직원 E: 에 2부가 백업이 됩니다.
이렇게 2차 백업이 만들어 집니다. 이제 사장님 컴퓨터가 박살이 나도 직원 컴퓨터 E:에도 사본이 남아 있습니다.
하지만 문제가 또 있습니다. 컴퓨터가 2대 동시에 박살 나기도 하더군요.
마지막으로 시중에서 외장하드 하나를 장만합니다.
외장하드 기가 단위 넘어 테라 용량도 싸게 살 수 있습니다. 모양도 작고 예쁩니다.
여기에 마지막 3차 백업을 합니다. 이제 완벽한 백업작업이 완성 되었습니다.
물론 외장하드는 매일 연결해 놓으면 안됩니다.
컴퓨터와 분리 보관하셔서 컴퓨터 날아갈 때 보관이 됩니다.
특히 바이러스는 연결되어 있으면 외장하드도 같이 날아 갑니다.
이렇게 분리된 외장하드에
1달에 한번 아니면 3, 6개월에 한번, 더는 안됩니다. 1년에 한 번도 안 하면 안됩니다.
최소 1년에 한번은 필히 해야 합니다.
이제 완벽한 자료의 백업이 끝이 났습니다.
그럼 이제 일단 기계적인 작업이 끝입니다.
당연히 당신이 젊은 컴퓨터 잘하는 사람이 아니라면 쉽지 않습니다. (잘해도 어렵습니다. )
그러니 그냥 컴퓨터 서비스 하시는 분을 불러서 부탁하세요.
참고. 가능한 전담 컴퓨터 수리하시는 분 꼭 알아두세요.
당신의 사무실 전담 컴퓨터 수리를 해주시는 분은 꼭 필요합니다.
당연히 선용품 회사와 관련 있으신 분이 좋습니다.
선용품 회사를 하다보면 선박에서도 컴퓨터 관련된 구매문의가 오기 때문입니다.
저는 러시아 윈도우, 중국 오피스 등등을 시중에 없는 거 구하는데 많은 도움을 받았습니다.
이런 분은 따로 찾지 마세요. 찾기 힘듭니다.
옆집 선용품 회사를 담당하시는 분에게 같이 도와 달라고 하세요. 그게 최고 입니다.
컴퓨터 하시는 분을 불러서 부탁할 것은….
자 위에서 설명한 대로 회사의 구조를 만들려면 컴퓨터 수리 보수해 주시는 분에게 부탁할 것이 많습니다.
- MS오피스 풀 버젼 깔아 달라고 하세요 (물론 직원 컴퓨터에도)
나중 선용품 회사 서류 만들기에서 필요하니 엑세스가 있는 완전 풀버젼 깔아야 합니다. - 네트워크 연결해 달라고 하세요
(직원 컴에서 사장님 컴으로 사장님 컴에서 직원컴으로 자유롭게 들어가게) - 사장님 컴과 직원 컴퓨터에 쎅타를 나눠달라고 하시고 (D:나 E:폴더 추가)
- 서로 백업 되도록 프로그램 작업해 달라고 하세요
(서버 컴퓨터 E:를 사장님 D: “백업” 폴더에 , 그리고 직원 컴 E: 폴더에 백업 2부가 되도록.) - 그리고 하시는 김에 어도브 아크로 바트( Accrobt) 하고 포토샵 (Photoshop) 도 깔아 달라고 하세요.
회사 업무 하는데 이 2가지가 많이 사용됩니다.
(이거 정품으로 다 깔면 돈이 어마 어마 합니다. 아마 가짜 복제 깔려고 하시겠지요??
뒷감당은 다 여러분 몫입니다.
다만 소규모 회사에 불법 프로그램 감시 나왔다는 경우는 없었습니다.
중앙동에는 한번 왔다고 하던데 그것도 일부 회사 왔다 갔다고 하고,
영도와 토성동은 30년 넘게 왔다는 소리 못 들어 봤습니다.
그렇다는 거지 그러니 안심하고 거시기 깔라는 말은 아닙니다. 알아서 하세요.)
마지막 사장님 사둔 외장하드에도 자동 백업되도록 프로그램 깔아 달라고 하세요.
컴퓨터 수리 보수해 주시는 분이 자 이 작업 다해주시면,
이제 사장님은 서버 컴퓨터 E:에 업무에 맞춰 업무종류 거래처 종류의 폴더를 구별하시면 됩니다. (요건 폴더 나누기)
그리고 직원에게 모든 업무관련 서류는 다 이곳에 넣으라고 강요 잔소리 하시면 됩니다.
이제 일이 다 끝났습니다.
2-4. 참고. ERP (업무 프로그램) 설명
회사의 업무를 모두 다 해준다는 업무 프로그램을 들어 봤을 겁니다.
얼마 전부터 TV 광고에 부쩍 많이 나오 더군요.
‘얼마에요?’ 로 잘 알려진 ERP(전사적 자원관리 Enterprise Resource Planing)가 그런 종류 입니다.
(검색하면 한 100종류는 나오는 거 같습니다)
ERP 업무 프로그램은 처음엔 경리 프로그램으로 시작되었습니다.
경리 전표처리와 장부기록이 시작입니다. 장부 관리가 되니 자연히 재고 관리가 가능해 지고 매입 매출 장부가 처리되고 견적서,거래명세서 기능을 더해 ERP 라는 업무 자동 처리 프로그램을 발전 되었습니다.
처음에는 대기업에서 만들어 사용하더니, 중소기업으로 내려오고, 이제는 TV 광고하면서 작은 소규모 회사도 사용하게 일반화 되었습니다. 이 ERP 회사 관리 프로그램은 한 단계 발전을 합니다.
이 메일, 카톡을 앞세운 단체 대화방, 그러더니 화상 전화,
단체 화상 전화 (이걸 화상 회의라고 하지요), 직원 현재 어디 있는지 위치 추적,
회사 출근 확인 등등의 기능을 ERP에 추가 하려는 시도가 많아 졌습니다.
뭐 여기까지 말하면 다들 다음 수순이 보입니다.
ERP회사들은 구글, 네이버등의 기능을 어떻게 해서라도 갖다 붙일 것이고,
구글, 마이크로 소프트 등은 ERP 기능을 서비스 하려고 합니다. 누가 이길까요.
당연히 카톡, 구글등의 회사가 이깁니다. 여태 다 그랬으니까요.
결국 기능을 합친 프로그램들이 나오기 시작했습니다. 하지만 아직 초반이라서 다양하진 않습니다.
하지만 당연한 수순으로 점차 개발되어 일반 시중으로 퍼질 겁니다.
아직은 검색해 보아도 통합된 이런 프로그램이 많이 보이진 않습니다.
하지만 ERP도, 여기에 화상 회의 등의 새 기능을 추가하더라도 요건 우리 선용품 회사와는 좀 맞지 않습니다.
선용품 회사 직원에게 노트북 나눠주고 아무데나 빈자리 앉아서 일하고
주 4일 나오고 나머지 재택 근무해도 좋다. 라고 하는 건
선용품 회사엔 아닌 거 같네요. 물론 장차는 그럴 수도 있고, 그렇게 되겠지만… 아직은 아닌 거 같습니다.
왜냐구요? 제일 큰 이유는 선용품 사업은 실재 물건을 취급하는 회사 이기 때문입니다.
실재 배에 전달할 물건을 차에 싣고 적재 허가서와 인수증을 출력해서 들고 가야 하기 때문입니다.
하지만 요기서 우리가 뽑아 먹어야 할 건 많습니다.
필요한 것만 쪽 뽑아서 우리 선용품 회사 일에 적용 해야만 합니다.
요걸 적용 못하면 뒤처지고 미래를 대비 할 수 없기 때문입니다.
당장 선용품에 적용 해서 써먹고 있어야 할 기술들
- ERP에선 견적서, 장부 관리를 가져오고 (이건 블로그 3단계 선용품 회사용 서류 만들기에서 이야기 합니다.)
2. 화상 회의가 있고 (선장하고, 발주한 선주하고, 납품회사 사장님하고 화상 통화가 되겠지요)
3. 일정 관리를 확장해서 선박 운영 일정에 접목시키는 거하고
4. 카톡 단체방을 활성화 해서 한 선박 납품하면서 얻은 정보를 다음 납품자에게 메모 전달해주는 기능,
5. 자기 회사 제품 사진 모아 놓아서 클라우드에 올려서 선박에서 언제라도 사진으로 보여주는 기능
(선장이나 선원에게서 물건이 맞는지 확인에 최고임)
이런 것들은 조금만 손봐서 우리 선용품 사업에 적용시켜야 할 기능으로 보입니다.
이 인터넷 기술은 마치 우리 선용품 회사를 위해 만든 기술 같이 보일 정도 입니다. 최고 입니다.
아마 이 기능들을 이미 잘 써먹고 있는 회사도 상당 하리라 생각 됩니다.
요것들 잘 연구하고 추가 나온 거 잘 살펴서 자기 회사에 맞게 변형시켜 잘 써먹읍시다.