회사 서류 만들기 3단계 – 견적서

회사에서 제일 중요한 서류는 견적서 입니다.
모든 업무의 시작이고, 거래명세서, 인수증, 발주서가 다 견적서에서 나온 서류입니다.
이 견적서를 잘 만드는 것은 회사의 모든 서류를 잘 만든다고 해도 과언이 아닙니다. 그래서 프로그램 이름도 “견적서 프로그램”이라고 부르기도 합니다.

회사 서류 만들기 3단계 – 견적서 에선 회사 서류 만들기 2단계 – 종합장 에 이어서 견적서에 대해 이야기 합니다.

첨부 엑셀 샘플 파일 사용법 첨부된 엑셀 견적서 파일은 종합장에서 발주서까지 전부 모아 놓은 파일입니다. 각 서류마다 한 장씩 샘플로 만들어 놓은 것 입니다. 실재 업무에선 이렇게 모든 종류의 서류를 한꺼번에 모아 놓는 경우는 없습니다. 당연히 D 폴더에 매입 / 매출 폴더가 나누어 지고 각 매출 폴더에는 당연히 각 회사의 폴더가 생기고 거래처 이름이 폴더 이름이 됩니다.  각 거래처 폴더에 여러 개의 견적서, 거래명세서 등이 생깁니다. 당연히 첨부된 엑셀 파일은 여러 개의 다른 이름으로 변형되어 저장 되어야 합니다. 업무에 참조하세요.

첨부 엑셀파일은 복사해서 사용하는 방법중
한 개의 엑셀 파일에 여러 개의 파일을 같이 보관할 경우가 있습니다.
예를 들면 거래가 별로 없는 회사의 견적서를 모아 놓는 경우 같은 겁니다.
이럴때는 아래 그림과 같이 하시면 한 개의 파일에 엑셀 파일 여러 개를 모아 놓을 수 있습니다.
참조하세요

 1. 회사 서류 만들기 3단계 – 견적서

종합장이 완성되면 이제 나머지 서류는 다 만들어 진 거나 다름 없습니다.
종합장에서 필요한 것만 뽑아서 배치만 하면 견적서, 거래명세서, 인수증이 다 만들어 집니다.
그럼 회사에서 모든 업무의 시작인 견적서 작업을 시작해 보기로 합니다.  

 1-1. 견적서 만들기

지금 글을 읽는 분들은 엑셀을 자유롭게 다루지 못하신다 보고 설명합니다.
그래서 샘플로 첨부된 견적서를 그대로 만들어 보기로 합니다.
요령은 회사 서류만들기 2단계 2-1. 견적의뢰서 만들기 와 2-2. 견적의뢰서 내용 종합장에서 받기 와 똑같습니다.
빈 엑셀 파일을 부르고 “문서머리글”을 첨부하고 첨부 엑셀 파일의 “견적서”와 똑같이 타자 친 후 종합장에서 내용 다 받아 오면 끝 입니다.

다만 납기일, 지급조건, 참고사항은 각각의 품목에 따라 사장님이 정해서 적어 넣으시면 됩니다.

 1-2. 견적서 수식 넣기

 1-2-1. 합계 

G14~G18 까지의 합계는 단순 수량에 단가를 곱하는 식 입니다.
G14의 수식을 예를 들면 “G14=D10*F10” 입니다.
G14의 수식을 G15~G18 까지 [복사] [붙여 넣기]하면 됩니다.

1-2-2. 합계 (부가세별도) 

이건 회사 서류만들기 2단계  3-2-2와 3-2-3 전체구매합계 의 내용의 복습입니다.
“=SUM( 시작 : 까지 )”의 방식으로 입력하시면 됩니다.
직접 수식 입력 방법과  “자동합계” 둘 중 편리한 방법을 택하시면 됩니다.

 1-2-3. 부가세 G21

G21을 찍어 보면 “=G20*0.1 “ 라고 나옵니다.
G20에 0.1을 곱했다는 말입니다. 부가세는 합계의 10% 이니 당연히 “합계x 0.1” 입니다.
너무나 쉬운 공식이니 그냥 외우면 됩니다.

 1-2-4. 합계(부가세포함) G22 

[전체합계] = [합계] + [부가세] 입니다.
수식을 찍어 보면 “=G20+G21 “ 라고 나옵니다.
이건 변형도 없고 아주 간단한 수식입니다. 그대로 외우고 응용하면 됩니다.
그리고 이걸 약간 응용해 보면 산수 사칙연산 덧샘, 뺄셈, 곱셈, 나눗셈이 다 됩니다.

예를 들어 G22의 수식을 사칙연산으로 다 바꾸어 연습해 봅니다.

G22 =G20+G21    라면 G22은  G20 더하기 G21 결과 값  1,591,700
G22 =G20-G21    라면 G22은  G20 빼기   G21 결과 값  1,302,300
G22 =G20*G21    라면 G22은  G20 곱하기 G21 결과 값 209,380,900,000
G22 =G20/G21    라면 G22은  G20 나누기 G21 결과 값  10 이 됩니다.

즉 원하는 장소에 원하는 값들을 더한 값을 적는 것이 가능합니다.
연습이 끝났으면 “G22 =G20+G21” 로 돌려 놓으면 됩니다.

 1-2-5. 마우스로 셀 지정 수식 입력 방법 

수식은 직접 타자를 치기도 하지만 원하는 셀 번호를 찾아서 입력하기 보다
화면을 보면서 바로 선택하는 것이 편할 때가 있습니다.

만일 G23에 G20-G21 결과를 보고 싶을 경우라면

이 방식은 언 듯 보면 더 복잡해 보이지만
직접 원하는 수식을 찾아 다니면서 선택을 하는 방식이라 다른걸 선택하는 실수가 없습니다.

이렇게 한 파일에서 선택에도 사용하지만 더욱 중요한 용도는
견적서가 2장 이상일 경우에 꼭 필요합니다. 그래서 필수로 알아야 합니다.
뒤에 실재로 이야기 하겠지만.. 예를 들어 설명하자면

각각 회사의 거래명세서를 모아 놓은 거래처 장부가 각각 판매1, 판매 2가 있고
각 거래처 장부를 다 모아 놓은 매출장 대장이 있다고 가정해 봅니다.
 
각 거래처 판매가 새로 생기거나 수금이 일어나면 매출장 대장은 수정이 필요합니다.
하지만 바쁘다 보면 까먹고 수정하지 않는 경우는 많이 생깁니다.

하지만 이 방식대로 거래처 장부 합계를 매출장 대장이 받아 오게 만들어 놓으면
거래 명세서내용이 바뀌면 장부도 자동으로 바뀝니다. ( 이걸 “파일 연동” 이라고 합니다)
이렇게 해 놓으면 수시로 내용이 변해도 항상 최종 결과를 정확히 반영한 장부가 만들어 지게 됩니다.

이렇게 여러 가지 다른 이름의 엑셀 파일의 합계를 다른 문서에서 집계 낼 때는 이 방법이 절대적으로 필요합니다.
여기선 맛보기로 참조하시고 나중에 “매출장” 설명할 때 자세히 하겠습니다.

 1-2-6. 품목 삽입 

견적서를 쳐서 보냈는데, 추가로 한가지 품목을 더하거나 뺄 경우가 생깁니다.
이중 품목을 추가 할 때의 경우를 먼저 말해 봅니다.

가령 2번과 3번 품목중간에
190121 RUBBER GLOVE,  NATURAL, SHORT (고무장갑)  단가 1200원짜리 10 켤레 가 추가로 긴급 문의되어 견적서를 수정해서 보내야 한다고 가정해 봅니다.
엑셀은 문서 중간에 새로운 줄을 삽입하는 기능이 있으니 이걸 이용해서 품목을 추가하면 됩니다.

2,3번 사이 줄을 추가하는 엑셀의 방법은 2가지가 있습니다.

하나는 아무 글씨가 없는 한 줄을 새로 만드는 방법과
2번줄을 복사해서 삽입하여 2번줄을 2개로 만드는 방법입니다.

단순히 줄만 추가를 할 경우는

아래와 같이 하면 됩니다.
물론 여러 줄을 추가하려면 아래 그림의 1번에서 여러 줄을 선택하고 2,3,4 과정을 거치면 됩니다.
세로줄을 추가 하는 것도 그림의 가로줄 추가하는 것과 똑 같은 방법으로 하시면 됩니다.

줄이 추가되었으면 이제 계산식을 추가해야 합니다.

2번줄을 복사해서 삽입하여 2번줄을 2개로 만드는 방법은

단순 줄 삽입은 —> 타자 칠 때 깨끗한 상태로 글씨를 치므로 타자가 편하고
복사 후 삽입은 —> 합계 식이 복사되어 오니까 식을 복사하는 작업을 다시 하지 않아 편합니다.
둘 다 사용하면 편할 때가 있습니다. 둘 다 충분히 연습해 두길 바랍니다.  

 1-2-7. 품목 삭제 

줄 삭제는 간단합니다.
만일 견적서 2,3,4번이 발주 취소되어 삭제 한다고 가정합니다.

삭제시키면 부가세가 있는 아래쪽 합계가 자동으로 바뀌므로 계산식 수정도 필요 없습니다.

 2. Quotation 영문 견적서 

첨부 샘플 엑셀 파일에 Quotation 이 있습니다.
Quotation 은 견적서의 영어 판 입니다.  즉 외국에 견적서 보낼 때 사용하는 겁니다.
그러므로 견적서 내용을 영어로 바꾸어 주면 됩니다.

물론 한글을 영어로 바꾼다고 다 되는 것은 아니고 약간 변형할 곳도 생깁니다.

두 가지를 비교했을 때 달라진 점은 1) 머리글을 영어로 바꾼 것이 가장 큰 변화이고
2) 금액이 원화에서 $로 바뀌면서 $표시인 소수점 2자리로 바꾼 것
3) 그리고 한글에서 사용한 부가세가 영문에선 빠진 것뿐 입니다.

글씨를 영어로 바꾸는 것이야 요즘같이 잘 되어 있는 “구글 번역서비스”를 이용하면 간단히 해결됩니다.

하지만 가격의 변동은 환율을 생각해야 하니 약간 고민을 해야 합니다.
그래서 종합장으로 다시 돌아가서 작업을 먼저 해야 합니다.
첨부 샘플 엑셀 파일 [종합장]을 보시면 제일 마지막 쪽에 환율과 단가$가 나옵니다.

 2-1. 환율

[종합장] 에 있는 [환율]은 자기가 맘대로 정하면 됩니다.
물론 돈이 관계된 일이니 네이버 환율 같이 간단한 환율로 아무렇게 정하는 것은 안되겠지요.

환율을 정하는 법은 회사만들기 8단계 –외국 거래의 기본사항 환율을 참조하세요.

저는 제가 거래하는 기업은행 에서 서비스 하는 환율 변동표를 보고 결정합니다.
오늘 환율 조사해 보니 전신환 매도율 (송금받을때) 가 1285.20 이라서 30원쯤 여유를 두어 1250원으로 정했습니다.
이렇게 자기가 나름대로 정한 기준으로 정하면 됩니다.

 2-2. 판매단가$ 

이제 [종합장]의 [판매단가$]의 계산식을 공부해 봅니다.
[판매단가$] = [판매단가]/[환율] 입니다. 간단합니다.

그러므로 “P12 = J12/Q3” 이면 됩니다.
그럼 엑셀에 이렇게 쳐 넣었는지 확인해 봅니다.
하지만 쳐 놓은 식은 “=J12/$Q$3” 로 표시되어 있습니다.
즉 “Q” 대신 “$Q$” 로 Q를 $로 감싸 놓았습니다.
왜 이랬을까요??

이유는 엑셀이 너무 똑똑해서 입니다.

만일 P12 = J12/Q3 인 상태에서 P12를 P13 에 복사 붙여 넣기 하면
P13은 “#DIV/0! “ 라고 보이고 수식 확인 하면 “=K13/Q4” 라고 보입니다.
즉 한 칸 아래로 복사하면 환율도 한 칸 아래를 지정하는 것이지요.

[환율]이 들어갈 자리는 무조건 “Q3”으로 고정해야 아래 [판매단가$]가 맞게 계산됩니다.  
이렇게 변수를 고정해서 한곳에서 가져올 때 $Q$3과 같이 $를 집어넣습니다.
이제는 아무리 수식을 복사해 넣어도 $Q$3은 항상 똑 같이 따라 다닙니다.

물론 [환율] 자리에 “1250” 같이 직접 숫자를 쳐도 됩니다.
하지만 이러면 “1300” 으로 바꾸고 싶으면 다 계산식을 바꿔야 하겠지요??
환율이 변했을 때 일일이 찾아 다니면서 다시 고치지 않기 위해 이렇게 $를 사용해서 자리를 못박아 버립니다.
이렇게 $로 사용해서 수식을 만들면 [종합장] [환율] 만 바꿔 치면 나머지는 다 자동으로 변화합니다.

이걸 응용하면 이 말은 환율에 유로화로 계산도 엔화나 중국화의 변화도 다 가능하다는 말이 됩니다.  
또 이전 배웠던 [구매단가] 에서 [마진] 을 넣을 때 이 방식을 이용하면
자동 변하게도 할 수 있습니다.  
어디다 써먹을 지는 각자 고민해 보세요.

 2-3. 소수점아래 자리 변경

이제 숫자만 원화를 $로 바꾸면 됩니다. $는 소수점 2자리까지 필요합니다.
이렇게 자릿수를 변경하는 법을 알아 봅니다.

만일 아래그림 1번을 숫자가 아닌 통화로 하면 “$100.32” 나 “US$100.32” 같은 표현도 가능합니다.

“셀 서식” 창에 여러 가지 다른 것도 많이 보입니다.
시간 날 때 이것 저것 선택하여 보고 연습해 보세요.

 3. 구매 발주서

견적서가 잘 통과되면 판매처에서 오다가 나옵니다.
이때서야 최종 물품의 종류와 수량, 가격과 납기일, 지급조건 등이 결정됩니다.
그리고 이제는 납기에 맞추어 물건의 구매를 시작합니다.
따라서 물품 구매처에 발주서를 보내야 합니다.

물품구매 발주서는 회사 서류 만들기 2단계 2-1 견적의뢰서 만들기와 똑 같은 과정입니다.
다만 오다시 수량의 변동이 있으면 그것만 수정하면 됩니다.

 4. 거래명세서와 인수증

만일 오다가 견적서 내용 그대로 왔다면 거래 명세서는 견적서 내용과 똑같아 집니다.
다만 머리글이 “거래명세서” 이고 아래 “결제계좌” 적어 준 것만 다릅니다.

만일 오다 된 5가지 품목 중3번 라이프레프트가 빠지고
1,2,4,5만 오다 왔다면 엑셀에서 한 줄만 삭제 하면 되겠지요.
한 줄 삭제하는 법은 위의 견적서에서 설명했습니다.

그리고 인수증은 견적서의 단가와 수량이 빠지고 인수자 사인을 받을 곳만 더해주면 됩니다.

거래명세서와 인수증에선 거의 배울 엑셀 기법은 없습니다.

 5. INVOICE, DO

Invoice 는 거래명세서의 영문판이고 DO (Delivery Order) 는 인수증의 영문판 입니다.
거래명세서나 인수증을 영문으로 바꿔 주면 다 OK 입니다.
위에서 설명한 견적서를 Quotation 으로 바꿔 주는 것과 같은 요령으로 하시면 됩니다.

거래 명세서와 Invoice 의 수정할 곳은 아래와 같습니다.
$외화 통장의 주소와 금액 단위만 바꿔주는 것만 주의 하면 됩니다.

인수증의 경우는 한글만 다 영어로 바꿔주면 됩니다.
거래명세서처럼 통장 정보 같이 추가로 적을 것도 없습니다.

이상으로 가장 기본 되는 견적서의 이야기가 끝입니다.
다음 장에선 이제 내부 관리 서류인
매입장, 매출장, 현금출납부, 재고장에 대해 이야기 합니다.