선용품 회사에 사용하는 회사의 서류는 다른 회사의 서류와 크게 다르진 않습니다.
하지만 아무래도 선박을 상대하는 회사이니 약간 다른 점이 있긴 합니다.
이 선용품 회사 서류 만들기 장에서는 이런 다른 점을 감안해서 선용품 회사용 서류 만든는 것을 이야기 하려고 합니다.
선용품 회사에서 사용하는 서류가 일반회사와 다른 점은 크게 2가지 인데,
1) 하나는 제품번호를 중시한다는 것과
2) 외국용 서류가 추가 된다는 겁니다.
사용하는 품목이 많다 보니 제품의 고유 번호로 분류를 많이 해 놓아서 제품 번호를 사용하고,
(ISSA, IMPA 코드나 기관 부품코드)
선박이나 외국에 물건을 보내려니 외국 수출서류가 생깁니다.
이 외는 일반 회사와 크게 다르진 않습니다.
다만 선용품 회사는
서류 구분을 각 회사별로 만 구분하는 것이 아니라,
각 회사 안의 선박별로 다시 분류해 놓을 필요가 있습니다.
모든 선박회사들도 배 별로 구별하여 처리하니
자연히 따라서 그렇게 모든 업무가 처리 됩니다.
그 결과 회사별 안에 다시 배 별로 파일이 분류되니 분류가 복잡해 집니다.
그래서 특히 프로그램의 사용이 필요한 분야가 선용품 회사 분야 입니다.
분류가 많고 이전 서류를 찾을 일도 많고, 제품명으로 찾을 일도 많아서 입니다.
그래서 이전 말씀 드린 적 있는 선용품 회사 만들기 13단계 이메일과 컴퓨터 정리 에서
파일 분류를 강조한 것입니다.
20~30년전 일반 회사나 장사를 하시는 분들은 장부와 수기 서류로 일을 하셨습니다.
즉 견적서도 손으로 적어 보내고 상대 회사별로 철을 해 놓고 장부에 매출 매입을 정리 했습니다.
하지만 요새는 수기로 견적서 거래명세서를 정리하는 사람은 거의 없습니다.
여유가 있는 분들은 “얼마에요” 같은 경리 프로그램을 사서 장부 정리와 견적서 정리 등을 다 처리합니다.
하지만 처음 시작하는 분들은 대부분 엑셀로 견적서 만들고 매출장 매입장은 수기로 하시는 분들이 많을 겁니다.
그러다 거래가 늘어나면 그때서야 “얼마에요”같은 경리 프로그램을 생각합니다.
하지만 선용품 회사 중에는 “얼마에요” 같은 경리 프로그램에서 제공하는 견적서를 사용하는 곳은 거의 없습니다.
선용품 도매상에서는 일부 사용하지만,
선박에 납품하는 선용품 도매상에선 100% 없다고 해도 과언이 아닙니다.
위에 말한 선용품 코드와 국내, 외국거래를 “얼마에요”같은 프로그램은 만존 시키지 못하기 때문입니다.
그래서 선박 회사나 선용품 회사용 전문 견적서관리 프로그램이 따로 만들어지고 사용되고 있습니다.
그 중 대표적인 것이 해양대 출신분이 만드신 삼X컴퓨터에서 만든 프로그램과
세관 면세품 관리 프로그램으로 회사를 시작한 (주)이XX 의 프로그램입니다.
상대적으로 규모가 작은 회사는 삼X 컴퓨터 프로그램을 주로 사용하고,
약간 규모가 큰 회사는 거의 대부분 이XX 프로그램을 사용하고 있습니다.
문제는 둘 다 가격이 만만치가 않습니다.
그리고 더 큰 문제는 둘 다 수정이나 보완이 거의 안됩니다.
특별 주문하여 아예 주문회사 전용으로 만들지 않으면
일반 품으로는 각 회사별 사용환경에 맞춘 약간의 수정도 안됩니다.
이렇게 시중에 나와 있는 프로그램을 구입하지 못하는 가난(?)한 회사는
손으로 서류 만들거나 엑셀로 만들어 사용했습니다.
그러다가 조금 형편이 좋아 지거나 서류의 양이 워낙 많아서 도저히 엑셀로 안되면
이 두 회사의 제품을 구입하여 사용했습니다.
저도 선용품 회사 근무 때 이 두 회사가 만든 프로그램을 알게 되어
두 가지 프로그램을 다 사용해 보았습니다.
하지만 저에겐 이 두 회사가 주는 프로그램을 수정해주지 않는 점이 너무 아쉬웠습니다.
그래서 결국 제가 만들기로 했습니다.
어떤 프로그램으로 이 견적프로그램을 만들까 고민하다가
어느 회사이든 다 사용하는 프로그램으로 만드는 것이 제일 좋을 것 같아
선택한 것이 마이크로 소프트 오피스 (Microsoft Office) 프로그램이었습니다.
윈도우는 전세계 모든 컴퓨터에 다 사용하고 있고, 엑셀로 다 사용하고 있으니,
엑셀 사면 같이 주는 오피스( MS-Office) 라는 프로그램을 사용하기로 했습니다.
오피스 중에 하나인 데이터베이스 프로그램인 엑세스 (Access) 입니다.
그 엑세스로 견적서 프로그램을 직접 만들고 사용하면서 수정사항 고치고 하다 보니
이제는 완성이 되었습니다.
지금은 제가 사용하는 모든 서류는 다 엑세스로 직접 만든 것으로 사용합니다.
제가 사용하는 것을 보고 자기 회사도 만들어 달라는 분들이 있으면,
아주 친한 사람만 수고비 받고 만들어 주기도 했습니다.
저야 저 혼자 스스로 만들었으니 모든 프로그램 수정사항에 대해서도 가능합니다.
당연히 자기 회사에 딱 맞는 수정사항도 다 감안해 프로그램 제작을 해 주는 것이 가능합니다.
그렇게 몇 곳 프로그램 만들어 주다 보니 지금은 제 프로그램 사용하시는 분들 꽤 되는 걸로 알고 있습니다.
찾아 보니 한 30여곳은 됩니다. (아마 지금은 사용 하지 않는 분들도 있겠지요)
이 “선용품 회사 사류 만들기” 에서는 저의 경험을 바탕으로 선용품 회사에서 사용하는
모든 서류를 만들고 관리하는 노하우를 소개 하려고 합니다.
엑셀로 당장 필요한 서류를 만들어 사용하는 방법부터,
엑세스로 만들어 서류 관리하고 자기 회사에 맞게 수정하는 법도 이야기 해 보려고 합니다.
일반 회사에서도 당연히 다 사용 가능하니 조금이라도 회사 운영이 도움이 되면 좋겠습니다.
