“회사 서류 만들기 1단계 – 문서헤드와 거래처 명단 엑셀로 만들기” 에선
필요한 프로그램과 로고, 문서헤드를 그림판으로 만들고 거래처의 명단 엑셀로 만들기 를 이야기 해 봅니다.
회사를 운영할 때 필요한 서류는 많이 있습니다.
꼭 필요한 서류를 꼽아 볼 때 꼴 필요한 서류는
1. 거래처 명단
2. 견적서, 거래명세서,인수증
3. 발주서
4. 매입장, 매출장
5. 현금출납부
6. 재고장 라고 봅니다.
이것만 있으면 일단 당장 급한 업무는 다 처리가 가능합니다.
그리고 일단 회사를 시작하셨으면
수기든, 엑셀이든, 한글이든 아니면 돈 주고 산 프로그램이든 이 서류는 가지고 있으리라 생각 합니다.
하지만 여기서는 아무것도 없는 회사라고 가정하고 이야기 하겠습니다.
이미 가지고 있는 분은 이 장은 넘어 가거나 혹시 내가 모르는 방법이 있나 참고 하시면 됩니다.
1. 필요한 컴퓨터 프로그램들
제일먼저 선박회사용 서류를 만들기 위해서 프로그램이 컴퓨터에 깔려 있어야 합니다.
가능한 구하기 쉽고 컴퓨터 사면 거의 기본적으로 깔려 있는 프로그램들로 모든 것을 설명하려고 합니다.
그래서 필수로 컴퓨터에 깔려 있어야 하는 기본은
1) MS 윈도우 10으로 하고 (그림판은 당연히 깔립니다)
2) MS 오피스 2010이상 (엑셀만 있는거 말고 엑세스(ACCESS)가 있는것)
3) 카카오톡
이상 3가지 입니다.
그리고 가능한 있으면 좋은 것은
1) 아크로바트 (Adobe Acrobat. 아무 버젼, 읽기 전용 아님)
2) 포토샵 (제건 CS6 64Bit 입니다. )
3) 애니데스크 AnyDesk (나중에 원격으로 조정해 드릴 필요가 있을까봐)
이렇게 3가지 입니다.
상위 버전을 가지고 계셔도 제가 설명하는 거 따라 하시는 데는 전혀 지장 없을 겁니다.
예제 파일도 하위 버전으로 만들어 놓았으니 상위 버전으로 열면 아무 상관 없이 열릴 겁니다.
이상 프로그램이 없으시면 사무실 컴퓨터 수리하시는 분에게 말하시면 금방 처리해 줄 겁니다.
2. 사진 찍어 명함에서 로고 뽑아 내는 법
모든 문서 머리글은 글씨로만 해도 관계없지만
아무래도 로고와 예쁜 머리글이 있으면 보기가 좋습니다.
그러므로 로고와 글씨를 배열하여 문서의 머리글을 만드는 법을 먼저 이야기 합니다.
회사 로고는 각자 만드시고, 그 로고는 명함에 있다고 가정하고 이야기 합니다.
혹시 로고가 없으신 분은 따로 만드시길 바라고 없으면 글씨부분만 하시면 됩니다.
참고로 스페이스 마린 문서헤드(문서머리)는 이렇습니다.
나머지 글씨는 타자치는 것이라 문제가 없지만, 로고는 그림이니 따로 작업해야 합니다.
대부분의 경우 로고를 그림으로 따로 보관하시는 분들이 잘 없습니다.
대부분 명함에 있는 경우가 많습니다.
명함 만들어준 곳에 연결하여 달라고 해서 받을 수 있으면 좋지만
안되면 직접 로고를 명함에서 뽑아 내서 파일로 보관해야 합니다.
로고는 써먹을 곳이 많으니 꼭 문서로 보관하세요.
명함의 로고 부분을 뽑아 내려면 명함을 스캐너로 스캔을 받거나
핸드폰 사진으로 찍은 후 뽑아 내야 합니다.
사진보단 스캐너가 좋지만 스캐너가 없으면 사진으로 찍어서 작업합니다.
참고로 제 명함은 이렇습니다.
이 명함을 사진 찍어 카톡으로 받아서 컴퓨터로 가져오는 방법은 아래 그림과 같습니다.
공짜 배경 지우기 프로그램으로 이미지 작업하는 것이 편하고 간단합니다.
물론 이런 프로그램은 remove.bg 한가지만 있는 건 아닙니다.
많은 다른 것도 있으니 아무거나 사용하면 됩니다.
같은 작업을 포토샵으로 해도 됩니다.
포토샵이 공짜 배경 지우기 프로그램보다 더 복잡하고 어렵지만,
이런 간단한 배경 지우기 작업 외에도 모든 그림의 가공 작업을 할 수 있으니
이 기회에 맛보는 것도 좋습니다.
아래 가공은 포토샵 기능 중 제일 간단한 초보 기법입니다.
다른 기능 사용하시면 훨씬 죽이는 로고 뽑아 집니다.
참고하세요.
이제 가공된 결과물은 내 컴퓨터 C: 폴더 “다운로드” 안에 있습니다.
3. 문서헤드 그림판으로 만들기
이제 그림판을 새로 엽니다.
(그림판은 많이 쓰는 것이니 바탕화면이나 컴퓨터 화면 아래 배치하는 게 좋습니다)
그림판을 열고 위에서 작업한 로고를 먼저 c: 다운로드에서 불러 옵니다.
불러온 그림판의 배경 크기를 늘리고 이미지를 가운데로 이동합니다.
이제 글씨를 칩니다.
이 작업을 반복하여
요런 모양을 만듭니다
물론 내용은 글을 읽는 분들의 회사 내용으로 채우셔야 합니다.
참고로 회사이름 SPACE-MARINE는 제 딸이 만들어준 그림입니다.
로고와 마찬가지 그림입니다.
(아무리 찾아도 이런 글씨체는 없습니다. 찾으려고 애쓰지 마세요)
이렇게 그림판에서 머리글을 만들면
자기가 아는 폴더를 만들어 원하는 이름을 주고 저장합니다.
선택 장애 있는 분은
D폴더 에 “엑셀서류” 폴더 만들고 “파일머리” 쯤으로 저장하시면 됩니다.
그림 파일이니 “JPG, PNG” 아무거나 상관 없습니다.
어떤 것이든 엑셀에 삽입하는데 문제 없습니다.
잘 보관된 로고와 머리글은 견적서, 거래명세서, 인수증 등에서 많이 사용할 것입니다.
4. 엑셀로 거래처명단 만들기
이제는 머리글 만큼이나 많이 사용하는 회사 서류의 가장 기본인 거래처 명단을 만들어 봅니다.
거래처 명단은 핸드폰 “연락처”와 똑같이 모든 문서에 자동으로 따라다니는 문서입니다.
모든 서류는 거래처 이름으로 구분되고 만들어 집니다.
그러므로 거래처 파일은 가장 기본이고 제일먼저 만들어 관리 해야 하는 문서 입니다.
중요성에 비해 거래처 파일의 만드는 방법은 정말 간단합니다.
사용되는 필요한 엑셀의 기법은 거의 기초 단계 방법입니다.
무슨 내용을 적어 거래처 파일을 만들면 좋은가는
제 경험상 비추어 제목을 만들어 두었고 첨부된 샘플 파일대로 만들었습니다.
그리고 이 내용들은 나중에 이야기할 엑세스 관리 프로그램에도 그대로 사용할 예정입니다.
제가 만든 내용 외에 추가로 관리가 필요한 정보의 내용은 얼마든지 새로 만드셔서 더하여 적으시면 됩니다.
단. 프로그램에 적용할 때 꼭 필요하니 “구분”과 “상호”는 아래 주의 사항을
따라 작성해 주세요.
4-1. 구분 처리법
“구분”은 “구매/판매/아무것도 없는” 3가지 입니다.
말 그대로 “구매”는 구매처이고 “판매”는 판매처이고
아무것도 적지 않은 것은 아직 실재 거래관계는 없지만 알아둔 업체이름입니다
“구매”의 회사들은 “매입장”을 작성하고 “판매”라고 적힌 거래처는 “매출장”이 만들어 집니다.
그러니 중요 거래처는 꼭 적어주시고 거래가 없으면 비워두세요
만일 글씨를 잘못 타자 치면 매입장, 매출장부터 견적서 등의 모든 서류에서 에러가 납니다.
꼭 타자 틀리지 마세요
(나중 견적 프로그램 제작 때는 자동 입력이라서 상관없지만 엑셀은 직접 치는 것이니 주의하셔야 합니다)
문제가 되는 업체가 생기는데…. 판매와 구매가 같이 일어나는 경우 입니다.
저는 판매/구매 2번 쳐 놓습니다. 즉 같은 회사가 2줄 다 있는 겁니다.
다른 내용은 다 똑같은데, 구분과 상호만 다른 거래처명단이 생깁니다.
그냥 하나만 치면,
나중에 어떤 이유로 판매처만 모을 때나 구매처만 모을 때 누락되어서 이렇게 합니다.
누락돼도 상관 없으면 하나만 기록해도 됩니다.
4-2. 상호/ 상호 전체 명
다음 “상호”는 주민등록 번호와 마찬가지 고유 번호 입니다.
중복되면 절대 안됩니다.
중복 되지 않게 가능한 짧게 쓰는 게 편 합니다.
상호의 용도는 중복 방지와 긴 이름의 회사를 일일이 타자 치기 힘든 이유에서 입니다.
어떤 회사는 많이 쓰는 회사의 상호를 숫자로 주기도 합니다.
그게 프로그램 견적 칠 때 빠르다고 그렇게 하더군요. 물론 가능합니다.
하지만 다 외워야 하는 단점도 있어서 대부분 회사이름을 줄여서 씁니다.
가령 “마린테크니컬 엔지니어링” 이라는 회사가 있다면 “마엔”같이 줄여 쓰는 것이 보통입니다.
편리하신 대로 정해서 사용하시면 됩니다.
4-3. 사용 엑셀 기법
사실 거래처는 특별한 엑셀 기법은 거의 없습니다.
구매/판매 구별하려고 색깔 넣은 것과
구매/판매 모아 보기 위한 고급필터가 전부 입니다.
4-3-1. 색깔 넣기
글씨 색과 바탕색은 아래 아이콘으로 바꾸시면 됩니다.
너무 기초라서 따로 설명 하지 않겠습니다.
또 가로줄, 세로줄, 혹은 원하는 지역만 선택하여 글씨 색만 바꾸시던지 바탕색을 바꾸시면 됩니다.
샘플에선 구매는 붉은색으로 판매는 파란색으로 칠했습니다.
색은 원하시는 대로 다른 색으로 바꾸셔도 됩니다.
4-3-2. 고급 필터 사용법
필터는 걸러 낸다는 말뜻과 같이
많은 자료 중 필요한 자료만 골라서 뽑아내는 방법을 말 합니다.
의외로 필터의 사용 방법을 잘 모르시는 분들이 계시더군요.
필요자료를 뽑아 내는 것이니 데이터가 많을수록 굉장히 많이 써먹는 중요한 방법입니다.
엑셀의 필터를 자유자재로 사용하셔야 나중에 프로그램 데이터처리 (엑세스) 배우 실 때 빨리 이해 됩니다.
엑세스로 서류를 만드는 이유도 서류가 너무 많아 잘 정리하자는 이유이니
결국 필터를 사용하려고 다 배운다고 해도 과언이 아닙니다.
“어떤 회사의 매년 매출 변동”,
“부산에 있는 업체 중 년 매출 1억 이상의 회사”등 같이
원하는 모든 내용을 즉시 즉시 뽑아 보게 해 주는 것이 데이터 처리 엑세스 사용 이유입니다.
거래처 엑셀파일에 지금은 샘플 업체만 있지만
만일 1000개 이상의 업체가 있다면 필터가 정말 도움이 많이 됩니다.
그래서 “필터”에 대해 특히 “고급필터”에 대해 간략히 설명합니다.
(물론 다 알고 계시겠지만 모르시는 분들을 위해서…)
거래처는 “구분”을 “구매/판매/아무것도 없는” 3가지로 적었다고 했습니다.
이걸 필터 해 보겠습니다.
쉽게 말해 “구매”만 혹은 “판매”만 모아 본다는 말 입니다.
일단 첨부된 거래처 엑셀 파일을 엽니다.
이제 구분에서 역삼각형을 누르면 아래와 같이 보이고
요기서 보이는 선택에 따라 구매/판매/ 아무것도 없음(필드 값 없음)만 볼 수 있습니다.
일단 “고급필터”상대가 되면 역삼각형이 전체 제목에 다 생기면
엑셀 파일 전체를 다 원하는 글씨로 모아 볼 수 있습니다.
예를 들어 머리 제목 12번째 “담당자 직책” 에서 “사장”만 모아 볼 수도 있습니다.
